7 Cara Sukses Mengelola Stok Barang Perusahaan Banyak Cabang

7 Cara Sukses Mengelola Stok Barang Perusahaan Banyak Cabang

Mengelola stok barang merupakan tantangan terbesar perusahaan yang memiliki banyak cabang. Mengapa begitu? Ini karena susahnya Anda mengontrol barang yang ada di cabang, apalagi jika cabang Anda tidak cuma satu tentunya ini akan membuat barang Anda tersebar dimana-mana dan susah nieh buat di cek satu persatu.

Mungkin kalau perusahaan Anda bergerak dibidang jual beli rumah atau mobil, ini agak sedikit mudah karena barangnya besar-besar dan jumlahnya sedikit. Tapi jika usaha Anda retail yang memiliki banyak barang dengan item sampai ratusan ribu. Bisa dibayangin deh gimana ribetnya.

Manajemen gudang sangat penting untuk kelangsungan usaha Anda, karena gudang berkaitan langsung dengan penjualan. Saat stok persediaan barang di gudang tidak sesuai dengan penjualan, maka akan berdampak pada kerugian, entah karena penjualan gagal ataupun persediaan yang tersedia di gudang terlalu banyak.

Selain itu jika stok barang persediaan di cabang tidak Anda kontrol dengan baik. Tentunya ini akan menjadi malapetaka bagi Anda. Jangan sampai ya stok barang habis tapi uangpun juga habis karena lemahnya kontrol stok barang Anda. 

Sistem manajemen gudang yang baik tidak hanya “membahas” mengenai jumlah persediaan (stok barang) atau budgeting barang. Akan tetapi juga harus memastikan produk yang tersimpan di gudang akan sampai ke tangan konsumen dalam keadaan prima.

Berikut adalah cara-cara efektif dalam membangun sistem manajemen gudang yang baik  agar stok barang Anda tidak banyak yang hilang:

1. Data Akurat

Seberapa besar pentingnya data stok dalam menentukan persediaan barang menurut Anda?

Semua data disini semuanya berkesinambungan mulai dari data pembelian, stok barang dan juga penjualan. Dengan data penjualan Anda dapat memutuskan barang apa saja yang sebaiknya  di stok. Dengan data penjualan Anda akan tahu produk mana yang laku keras dan produk mana yang tidak laku. Dan dengan laporan tersebut Anda dapat memutuskan barang apa saja yang perlu di stok lebi banya.

fast-moving-photo

Jadi Anda harus tahu dulu data penjualan periode lalu, bagaimana target pemasaran serta forecast (ramalan) penjualan periode sekarang.

Beberapa perusahaan menggunakan sistem pre-order, dan data pesanan yang masuk adalah landasan dalam menentukan angka persediaan. Untuk menentukan forecast penjualan, juga perlu mengetahui seperti apa rencana pemasaran dan target Anda.

2. Membuat Forecast Persediaan / Permintaan Pembelian

permintaan pembelian1

Banyak pengusaha retail yang mengatakan “rumit sekalikan kalau harus menentukan jumlahnya per item butuh waktu berapa lama?”. Tetapi saya bilang akan lebih rumit lagi kalau stok barang Anda “hilang” karena tidak membuat sistem manajemen gudang yang baik.

Hayo Anda mau pilih yang mana? agak sedikit ribet karena mengatur semua stok Anda atau mudah tapi Anda akan mengalami kerugian karena barang hilang.

3. Membuat Jadwal Persediaan

Buatlah jadwal pembelian kepada supplier sehingga memudahkan Anda dalam mengerjakan forecast dll. Dan akan lebih enak lagi jika jadwal penerimaan barang ini juga Anda atur, tentunya ini akan sangat membantu dan mempermudah pekerjaan Anda.

4. Lakukan Budgeting Persediaan

Setelah mendapatkan forecast dan jadwal persediaan, Anda tinggal menghitung, sudah menghabiskan uang berapa. Misalkan ada pertanyaan “kenapa tidak di awal menghitungnya? Kalau diletakkan diawal, nanti tidak sesuai dengan kebutuhan pemasaran. Tapi Anda tetap bisa mengotak-atik  penyesuaian pada step ini, supaya bisa sesuai dengan budget yang ada.

5.Kenali Karakter Persediaan

Anda harus tahu bagaimana cara menyimpan stok dengan benar sesuai dengan karakternya. Misalkan barang yang Anda jual memiliki bentuk yang kecil dan berharga mahal. Maka letakkanlah ditempat-tempat yang mudah terlihat agar mudah di hitung dan di pantau.   

6. Atur Tata Letak

Selain mengenali karakter persediaan Anda juga harus mengatur layout gudang Anda. Ini sangat penting untuk Anda yang bergerak dibidang bisnis retail yang notabenya barang yang Anda jual memiliki masa kadaluarsa. Jadi Anda  harus mengatur supaya produk yang keluar dari  gudang adalah produk dengan masa kadaluarsa paling awal.

7. Atur Sistem Otorisasi

Kalau sudah punya sistem penyimpanan, yang harus Anda kerjakan selanjutnya adalah sistem keluar masuk barang. Kalau keluar dan masuk barang tidak berada dalam sebuah sistem pengawasan yang ada, bisa jadi barang akan mudah dicuri.

Dan buatlah kebijakan barang apapun yang masuk ke gudang ataupun keluar dari gudang harus di catat dalam kartu stok. Agar Anda lebih mudah mendeteksi barang itu dikeluarkan oleh siapa dan keperluanya untuk apa.kartu-stock-photo

Dan jangan lupa tentukan siapa saja yang berwenang dalam gudang dan otorisasi haknya di gudang. Pilihlah karyawan yang tidak hanya pintar, tetapi juga jujur. Jadi hanya dalam pengawasan merekalah (orang yang Anda tunjuk) barang dalam gudang bisa keluar dan masuk.

Semoga artikel ini bermanfaat. Jangan lupa share ya dan koment dibawah jika ada yang ingin ditanyakan atau mungkin mau menambahi. Salam Let’s #beefree