Cara Membuat Invoice Pembelian

pembelian-16Invoice Pembelian adalah dokumen yang berisi data pencatatan pembayaran terhadap pembelian yang dilakukan perusahaan. Pembayaran terhadap barang yang dipesan bisa dilakukan dengan cara tunai dan kredit.

Cara Akses

Untuk memasukkan data invoice pembelian di BeeCloud, pilih pada menu |Pembelian| –> |Pembelian| -> [Tambah Baru]

Ada dua jenis Pembelian pada BeeCloud yaitu :

  1. Pembelian Cash
  2. Pembelian Credit

Data Master Pembelian :

  • No. Pembelian
    Secara default BeeCloud akan mengisinya dengan isian “AUTO” untuk mengotomasi nomor Pembelian anda. Jika anda ingin menentukan sendiri format nomor Pembelian, hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor Pembelian anda.
    NB : Untuk bisa ganti nomor pembelian, harus melakukan pengaturan sistem terlebih dahulu.
  • Tanggal
    Secara default tanggal akan diisi dengan tanggal pada sistem server BeeCloud. Untuk merubahnya klik DatePicker di sebelah kiri tanggal kemudian pilih tanggal pembelian anda atau bisa juga langsung anda ketikkan dengan format DD-MM-YYYY. Tanggal transaksi tidak harus tanggal hari ini, jika anda menginputkan transaksi yang sudah lampau ganti tanggal berdasarkan tanggal pada nota sebenarnya.
  • Termin
    Diisi dengan tipe pembelian Credit / Cash

    • Untuk Credit, pilih Credit pada ComboBoxnya, maka akan keluar TextBox seperti berikut
      pembelian-02
      Untuk mengisi lama hari jatuh tempo nota dan tanggal jatuh tempo nota, cukup anda isi pada lama hari jatuh tempo nota maka tanggal akan secara otomatis mengkalkulasi tanggal jatuh tempo berdasarkan tanggal transaksi dan lama harinya.
    • Untuk Cash, pilih Cash pada ComboBox maka akan keluar ComboBox pilihan Kas seperti berikut
      pembelian-01
      Pilih Kas/Bank yang digunakan untuk Pembayaran. Uang pembayaran akan diambil dari Kas/Bank yang anda pilih, sehingga saldo Kas/Bank tersebut akan berkurang sejumlah Pembelian tersebut.
  • Supplier
    Diisi Nama Supplier, klik pada Tombol Picker Pencarian untuk mencari data supplier atau gunakan tips pencarian cepat data dengan input 3 huruf dari nama supplier pada ComboBox.
  • Mata Uang
    Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk transaksi Pembelian, Pilih pada ComboBox dengan cara klik pada ikon Panah Kecil Terbalik di sebelah kananya. Jika anda menggunakan Mata Uang Asing (Bukan Base Currency) isi Rate (Kurs) untuk Currency tersebut pada TextBox di sebelah Kanannya
  • Pajak
    Digunakan jika transaksi pembelian yang anda lakukan menggunakan Pajak. Silahkan beri centang pada CheckBox untuk mengaktifkan pajaknnya.
  • Harga Termasuk Pajak
    Digunakan jika transaksi pembelian yang anda lakukan menggunakan pajak dan harga sudah termasuk pajak. Beri centang pada CheckBox untuk mengaktifkan harga termasuk pajak.
  • Keterangan
    Anda bisa mengisikan keterangan – keterangan yang terkait dengan data invoice pembelian tersebut.
  • Cabang
    Diisi dengan cabang yang melakukan transaksi pembelian.
    Misalkan : Usaha yang anda jalankan memiliki cabang di berbagai kota. Jika data anda sudah terintgrasi dengan cabang lain yang juga menggunakan BeeCloud, maka anda perlu untuk membedakan transaksi antar cabang. Fungsi pemilihan cabang disini adalah supaya anda bisa mendapatkan laporan per masing-masing cabang.
  • Draft
    Berfungsi untuk menunda posting ke Stock, Hutang/Piutang, Kas dan Akunting. Untuk menyetting draft, anda hanya perlu mencentang checkbox-nya.
    Misalkan : pada perusahaan anda terdapat banyak divisi dan otoritas tiap divisi berbeda – beda, untuk melakukan posting ke akuntansi hanya otoritas divisi accounting yang diperbolehkan. Maka draft ini harus disetting agar semua orang yang entry data tidak bisa posting.
    Atau mungkin satu kali transaksi jumlah item yang anda beli sangat banyak sehingga anda perlu melanjutkannya besok, berarti anda harus save sebagai draft terlebih dahulu supaya tidak terjadi penambahan hutang serta stock.
    Atau item yang anda beli masih belum jelas tetapi anda sudah menerima barangnya. Anda juga bisa buat draft dahulu baru ketika fix draftnya di hilangkan, sehingga anda tidak perlu khawatir kelewatan atau lupa entry data.
  • Subtotal
    Total penjumlahan dari Subtotal detail. Disini menampilkan total yang harganya belum ditambah dengan pajak dan belum dikurangi dengan Disc Total (Disc faktur).
  • Diskon
    Diisi dengan diskon total (Diskon perfaktur). Diskon perfaktur adalah potongan yang dibebankan pada faktur (nota) yang bersangkutan, dan Diskon ini akan di Jurnal sehingga mempengaruhi laba rugi.
    Cara Pengisian :

    • Jika anda isi dengan nilai nominal, maka terjumlah sesuai yang anda input.pembelian-04
    • Jika anda isi dengan nilai prosentase, maka sistem akan mengkalkulasi nilainya.pembelian-03
  • Pajak
    Total pajak yang harus anda bayar. Untuk pajak pada pembelian ini nantinya akan di posting sebagai Pajak Masukan.
  • Total
    Total pembelian yang harus kita bayar. Jika pembelian Credit maka total tersebut yang akan di posting ke Hutang usaha.

Data Detail Pembelian

  • Item
    Digunakan untuk entry item – item yang akan di beli. Kolom – kolom pada tabel item ini adalah :

    • Cari Item
      pembelian-05Untuk memilih item yang akan anda beli, klik pada Tombol Picker Pencarian lalu akan muncul form Search Item seperti gambar di bawah ini dengan beberapa macam filter yang bisa anda gunakan untuk memudahkan pencarian spesifik. pembelian-06
    • No.
      Nomor urut detail item
    • Nama Item
      Kolom untuk nama (diskripsi barang yang anda beli) BeeCloud secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang sebelumnya anda sudah buat.
    • PID
      Diisi (Produk ID) jika pada perusahaan anda membutuhkannya, PID bisa anda gunakan untuk SN pada HP, Kode pada Voucher, Nomor mesin pada mobil / motor dll. Untuk menginput PID tekan ikon pensil pada bagian kolom Aksi. Cara inputnya silahkan isi pada TextBox PID seperti gambar di bawah ini :pembelian-08 pembelian-10
    • Qty
      Diisi dengan jumlah barang yang anda beli. Untuk menggantinya klik pada kolom Qty (defaultnya terisi 1).pembelian-07
    • Satuan
      Diisi unit / satuan dari item yang anda beli misalkan : PCS, BOX, CRT dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya, klik pada ikon pensil pada bagian kolom Aksi, maka akan muncul gambar seperti berikut. Cara menggantinya silahkan klik ikon Load pada Box Satuan.pembelian-09
    • Harga
      Harus diisi dengan harga per satuan dari item yang anda beli karena BeeCloud akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan Qty item.
    • Disc %
      Diisi dengan diskon per item (Diskon Detail), jika anda ingin masukkan diskon persen anda harus mengisikan juga dengan tanda “%” misalkan disc “20%”, tetapi jika anda ingin mengisi diskon dengan nilai rupiahnya langsung, anda tidak perlu menambahkan tanda “%”. BeeCloud support untuk multi diskon misalkan : 2.5% + 1.3% + 15,000 + 0.5% hingga 10 kali. Untuk Diskon yang berada pada detail item ini tidak akan terposting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP barang tersebut.pembelian-11
    • Diskon
      Menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi diskon pada kolom Disc %.
    • Pajak
      Kolom ini menunjukan bahwa item yang anda beli ini dikenakan pajak. Akan otomatis terisi berdasarkan settingan yang ada di master. Jika pada CheckBox pajak tercentang maka kolom Pajak akan terisi “PPN”.
    • Subtotal
      Kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan hasil kalkulasi dari Qty, Harga, Disc%, PPN.
    • Aksi
      pembelian-08
      Di kolom Aksi ada dua ikon :

      • Pensil : Jika anda klik ikon Pensil, maka anda bisa melakukan; merubah Item, menginput PID, menginput jumlah Qty, mengganti Satuan, menginput Harga barang, memberi Diskon, mengganti Gudang tempat stock nantinya, memilih Departemen dan Proyek, dan juga memberi Keterangan. pembelian-12
      • Sampah : Jika anda ingin menghapus item dari daftar detail item, maka anda klik ikon Sampah ini.
  • Import Data
    Digunakan untuk entry invoice pembelian hasil import dari PO atau Penerimaan Pembelian. Jika anda menggunakan fitur import data, maka sebelumnya anda harus sudah menginput transaksi PO atau Penerimaan Pembeliannnya, jadi pada invoice pembelian ini nantinya anda tidak perlu menginput lagi hanya perlu menyesuaikan saja datanya.pembelian-13

    • Import Order Pembelian (PO)
      Digunakan untuk entry invoice pembelian berdasarkan referensi PO (Order Pembelian) atau biasa disebut import Pembelian dari PO tanpa melalui proses LPB (penerimaan pembelian). Jadi jika perusahaan anda tidak menginginkan proses yang lengkap, anda bisa menyingkatnya dari PO langsung ke invoice pembelian. Cara penggunaan tab PO adalah :

      • Klik tombol [Import Data] –> [Import Oder Pembelian (PO)]
      • Maka akan muncul dialog daftar PO silahkan cari Nomor Order berapa yang akan anda jadikan invoice pembelian. Gunakan filter yang tersedia untuk mempermudah pencarian PO. Klik Centang pada kolom Aksi jika sudah menemukan nomor PO yang akan anda jadikan invoice pembelian.
      • Jika yang ingin anda invoice lebih dari satu PO silahkan ulangi seperti proses sebelumnya.
    • Import Penerimaan Pembelian
      Digunakan untuk entry invoice pembelian berdasarkan referensi LPB(Penerimaan Pembelian) / biasa di sebut import pembelian dari LPB. Cara penggunaan tab penerimaan barang adalah :

      • Klik tombol [Import Data] –> [Import Penerimaan Pembelian]
      • Maka akan muncul dialog daftar penerimaan pembelian silahkan cari Nomor Penerimaan berapa yang akan anda jadikan invoice pembelian. Klik Centang pada kolom Aksi jika sudah menemukan nomor penerimaan pembelian yang akan anda jadikan invoice pembelian.
      • Dalam satu invoice bisa terdiri dari beberapa LPB, jika yang ingin anda invoice lebih dari satu No. Penerimaan silahkan ulangi seperti proses sebelumnya.
  • Faktur Pajak
    Digunakan jika diperlukan cetak faktur pajak.pembelian-14
  • Pembayaran
    Jika sudah ada transaksi pembayaran untuk invoice pembelian nomor tersebut maka kolom No. Pembayaran akan terisi nomor transaksi pembayarannya. Sehingga kita bisa lebih mudah dalam pengecekan transaksi pembayarannya, karena bisa jadi satu nomor transaksi pembelian bisa di bayar beberapa kali.pembelian-15
  • Lain-Lain

Posted by

Marketing BeeAccounting - Surabaya | Rumus sukses dalam bisnis adalah 1% teori dan 99% action| Boleh tanya2 di Twitter @rizalarisona jam 09:00 - 16:00