Langkah Tepat Menyusun SOP yang Baik dan Benar

Standar Operasional Prosedur SOP Didalam setiap perusahaan yang baik setiap pekerjaan dan kegiatan operasi yang dilakukan pasti memiliki acuan dasar bagi para karyawannya untuk melakukan pekerjaannya.  Acuan pekerjaan ini disebut juga Standar Operasional Prosedur atau disingkat SOP.  Dalam kesempatan ini kami akan sedikit membahas mengenai Standar Operasional Prosedur

Langkah Tepat Menyusun SOP yang Baik dan Benar

  • Analisi Pembuatan SOP

SOP menguraikan tentang operasional administratif dan teknis dari suatu organisasi yang biasanya diatur oleh pimpinan dari suatu perusahaan yang melibat orang – orang terkait dalam penyusunan nya dalam SOP harus dapat diorganisir untuk bisa dipastikan mudah dan efisiens dalam penggunaan dan dikembangkan sesuai dengan kekhasan suatu perusahaan  dan juga pasti nya setiap pengaturan secara internal akan berbeda menurut masing-masing perusahaan dan dengan jenis SOP yang akan dikembangkan.

SOP sendiri harus ditulis dengan cukup detil sedemikian rupa sehingga seseorang dengan pemahaman yang sangat dasar dari suatu bidang, dapat dengan mudah melakukan aktivitas atau melakukan langkah ketika tanpa ada nya supervisi dari perusahaan. Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca (misalnya operator perlu melihat Standar Operasional Prosedur (SOP) tersebut sambil mengerjakan tugasnya), maka Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) dapat dibuat dengan salah satu cara dibawah ini :

  • Dengan bagan alur (flow chart)
  • Dengan gambar, foto atau diagram grafis.
  • Dengan Checklist
  • Dengan Video

Apabila dilakukan dengan tulisan, usahakan agar dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat, penulisan dengan ruang kosong antar paragraf, setiap langkah diberi nomor. Kalau Instruksi Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja, maka tulisan sebaiknya dibuat agar besar. Adapun tahapan agar dapat menyusun SOP dengan baik dan benar,

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah.

  1. Struktur perusahaan, Pelajari dahulu struktur perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
  2. Survei, Lakukan survei lokasi yang akan disiapkan system dan lakukan jugainterview bila diperlukan.
  3. Daftar kebutuhan, List semua peralatan dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
  4. hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan dijalankan.
  5. Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinanperusahaan.
  6. Draft SOP, siapakan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
  7. Persetujuan, Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

 

  • Implementasi SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Berikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP

  • Review SOP

Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

  • Kesuksesan Penerapan SOP

Kesusksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya ,

Support Semua Departemen, Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang listas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen men-support penerapan SOP ini di Departemennya masing-masing. Meberikan pengarahan dan intruksi kepadabawahannya untuk pengaplikasian SOP.

Demikianlah beberapa langkat tepat menyusun SOP yang baik dan benar  yang perlu diperhatikan ketika meyusun SOP adalah perlu adanya peran aktif dari semua yang terlibat dalam pelaksanaan nya yang dapat membuat SOP berjalan dengan baik dan benar, Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Jangan lupa share disosial media Anda agar Anda mendapatkan manfaatnya. Karena sebaik –baik nya ilmu adalah berbagi.

Salam Let’s #beefree

Sebarkan manfaatnya :