Pengertian, Fungsi, dan Metode Pencatatan Kas Kecil

pengertian-fungsi-dan.metode-pencatatan-kas-kecil-image

Kas Kecil atau biasa disebut sebagai petty cash merupakan sejumlah dana yang diperuntukkan khusus sebagai pengeluaran yang jumlah dan sifatnya relatif kecil. Secara umum, Kas Kecil ini nantinya akan digunakan untuk mendanai pengeluaran pimpinan yang  jumlahnya kecil seperti dana menjamu tamu, dana konsumsi rapat, dan lainnya.

Orang yang ditugaskan untuk mengelola Kas Kecil ini adalah sekretaris. Diharapkan sekretaris mampu merencanakan penggunaan dana Kas Kecil ini dan membuat pembukuan untuk disetor ke bagian keuangan.Kas Kecil dalam sebuah perusahaan biasanya dikelola oleh Biro Kesekretariatan atau bisa juga ditugaskan kepada petugas keuangan pemula yang mengatasi pengeluaran tunai.

Jadi nantinya pihak kesekretariatan tidak perlu lagi meminta dana ke bagian keuangan jika ingin mengeluarkan dana yang sifatnya tidak terlalu besar dan untuk kepentingan sehari-hari. Memang tidak dipungkiri setiap perusahaan pasti akan mengeluarkan dana kecil untuk berbagai kepentingan.

Fungsi Kas Kecil

Dalam penerapannya, ada beberapa fungsi utama dari Kas Kecil ini yang bisa dibagi menjadi beberapa poin yaitu:

  1. Mengurusi perbekalan dan perlengkapan kantor di suatu bagian kantor dari sebuah perusahaan.
  2. Membuat pembayaran menjadi lebih praktis untuk pengeluaran yang mendadak dan jumlah yang kecil.
  3. Fleksibilitas karyawan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada para pelanggan dan tamu terutama pada relasi bisnis pimpinan perusahaan.
  4. Atasan lebih mudah untuk merespon aktifitas mendadak dengan adanya Kas Kecil yang disiapkan untuk berbagai keperluan harian.

Metode Pencatatan Kas Kecil

Dalam penerapan pengelolaannya di sebuah perusahaan, Kas Kecil bisa dikelola dengan beberapa tahapan yang disesuaikan terkait penggunaannya yang sesegera mungkin dan meminimalisir kesalahan. Adapun beberapa metode pencatatan kas kecil dibagi menjadi dua, yaitu:

Metode Tetap

Metode tetap ini merupakan metode pembukuan Kas Kecil yang jumlah saldonya selalu tetap di dalam rekening. Pada metode ini, setiap transaksi tidak selalu harus dicatat oleh pengelola Kas Kecil tapi cukup mengumpulkan bukti transaksi atau pengeluarannya saja. Beberapa ciri dari Metode tetap ini bisa dilihat dari:

  • Bukti pengeluaran dana Kas Kecil dikumpulkan oleh pengelola Kas Kecil.
  • Pengisian dana Kas Kecil selau dilakukan dengan nominal yang sama setiap periodenya sehingga jumlah kas kecil selalu berada dalam jumlah yang sama setelah digunakan untuk transaksi pengeluaran.

Pemegang Kas Kecil akan mendapatkan dana kas dengan jumlah uang tunai yang telah disepakati oleh perusahaan dan akan digunakan untuk keperluan pengeluaran harian yang jumlahnya kecil dan digunakan dalam waktu tertentu.

Nantinya setelah dana kas ini hampir habis, maka kasir akan menambahkan kembali jumlah kas sesuai dengan besaran yang sama seperti sebelumnya sehingga dana Kas Kecil akan selalu sama pada waktu tertentu meski telah digunakan sehari-hari.

Metode Berubah-Ubah

Dalam Kas Kecil yang metodenya berubah-ubah, maka jumlah Kas Kecil setiap periode akan berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Metode ini memungkinkan untuk mengubah nominal Kas Kecil seperti kesepakatan awal saldo saat Kas Kecil ini dibuat.

Jika pada metode tetap, jumlah Kas Kecil harus sama setiap periode, maka pada metode berubah-ubah ini, jumlah Kas Kecil tidak harus sama dan disesuaikan dengan kebutuhan di periode tersebut. Beberapa ciri yang bisa dilihat dari metode berubah-ubah ini adalah:

  • Pengisian dana Kas Kecil ini dicatat dalam akun Kas Kecil.
  • Bukti pengeluarannya dicatat di buku jurnal dengan melampirkan akun terkait dengan pengguna kredit pada periode tertentu.
  • Besarnya dana Kas Kecil tidak selalu sama setiap periode dan disesuaikan dengan perkembangan kegiatan dan kebutuhan pemakai dana.

Memang tidak semua perusahaan menerapkan adanya Kas Kecil (petty cash) ini dalam sistem manajerialnya. Kas Kecil hanya kebutuhan yang sifatnya opsional dan kondisional dan disesuaikan dengan pola kerja perusahaan tersebut.

Sekian artikel mengenai akuntansi manajemen. Jangan ragu untuk share ke sosial media Anda agar teman Anda juga mendapatkan manfaatnya. Ingat ya, banyak berbagi banyak rejeki hehe. Salam Let’s #beefree